Sarlin Oy Ab

Sarlin är ett familjeföretag vars historia sträcker sig tillbaka till 1932 och ett känt namn i finska industrikretsar. Automatisering är Sarlins äldsta verksamhetsområde men företaget är även känt för sina tryckluftsprodukter och -tjänster som efterfrågas inte bara av industrianvändare utan även av sjukhus och dykare. Inom gas och energiteknik producerar företaget naturgas, biogas och LNG-system samt anläggningar för miljövänlig energiproduktion och relaterade underhållstjänster.

Sarlins serviceverksamhet stod i förgrunden när företaget började leda efter ett nytt ERP-system. Även om alla ERP-leverantörer hade bra lösningar för försäljnings- och lagerhantering hade Sarlin svårt att hitta ett system som gav rätt stöd till dess underhållstjänster, som är en viktig del av verksamheten, och samtidigt kunde hantera mobilanvändare.

”I linje med vår önskan om att få vår serviceverksamhet att generera större intäkter än tidigare bestämde vi oss för att försöka hitta det system som skulle fungera bäst för den här sidan av verksamheten”, säger Lea Karekki, chef, finans och ekonomistyrning, logistik, Q&E på Sarlin.

”Det nya ERP-systemet innebar även en fullständig uppdatering av verksamhetskonceptet”, säger Päivi Lindgren, administratör för Roima Lean System på Sarlin.

Totalt 90 personer på Sarlins använder Roima Lean System. Systemet används för försäljning, inköp och projektledning samt för kundmötesrapporter, hantering av reseutgifter och lager.

Företagets serviceverksamhet bygger på underhållsplaner för utrustningen, baserat på underhållsuppgifter som genereras automatiskt för den kommande perioden. Arbetsledaren ansvarar för att planera uppgifterna mer i detalj och allokera nödvändiga resurser för dem. Processen fungerar även på samma sätt för faktureringen. All fakturering som är kopplad till avtal kan hanteras med automatiska funktioner.

En annan stor förändring som skedde i samband med ERP-systembytet var att underhållstekniker fick läsplattor där appen Mobile Field Engineer (MFE) var installerad. MFE har blivit ett viktigt verktyg eftersom det ger teknikern tillgång till kundens underhållsdata för utrustning ute på fältet och även har de rapporteringsverktyg som behövs.

Kunden kvitterar uppgiften som slutförd på läsplattan och får en rapport direkt. Dessutom allokeras material som används, slutförda arbetade timmar och reseutgifter direkt till lämplig uppgift. Tidigare gjordes allt detta med flera pappersdokument, vilket innebar extra administrationsarbete för både tekniker och kontorspersonal”, säger Marko Sirviö, specialist på system för komprimerad luft och gas på Sarlin.

Samtidigt lagras historikdata på enhetskorten.

Sirviö nämner även att driftstimmarna för utrustningen registreras av systemet. Det är visserligen en mindre detalj, tillägger han, men samtidigt viktig för underhållet av kundens utrustning. När saker registrerades på papper glömde man ofta bort att ta med den här uppgiften. I MFE behöver användare dock ofta ange antalet timmar innan de kan ange en uppgift som slutförd.

En bedrift som är viktigare för Sarlin är att faktureringen går snabbare.

”Tidigare skickade tekniker arbetsorder till arbetsledaren någon gång under arbetet, och sedan tog arbetsledaren vid och registrerade underhållsuppgiften och fakturerade”, förklarar Sirviö.

”Vid en uppföljning konstaterade vi att faktureringstiderna verkligen hade förkortats drastiskt i och med det nya systemet”, bekräftar Karekki.

Det nya systemet fick ett gott mottagande av underhållsteknikerna, även om åldersspannet för dem är brett och alla inte hade erfarenhet av smarta enheter från början. ”MFE-granssnittet är bra och de smarta enheterna togs emot väl. Givetvis innebär introduktionen av nya system utmaningar och i det här fallet tog det tid att reda ut några saker men Roima var snabba med att göra nödvändiga ändringar och vi har varit nöjda med det vi fått”, sager Lindgren.

”Alla användare erbjöds även ett tangentbord men ingen ville ha det. Nu hanterar alla läsplattan med en penna”, säger Sirviö.

The selection of the new ERP system was preceded by a phase of meticulous determination that took almost a year. The objectives defined for the new system were to enable efficient controlling of resources and provide employees with access to key information relating to the service.

Once Sarlin had decided on the ERP supplier, they had Roima’s solution up and running in about 10 months. At the same time, the company’s warehouse at Kaivoksela in Vantaa went through a complete makeover including the introduction of a warehouse automation system. Furthermore, Aditro’s Wintime and Personec W software were integrated into Roima Lean System for financial administration and salary calculation.

”The system introduction went really well. Our entire team was highly motivated, even though everyone had to do this work in addition to their other duties. I assumed the administrator’s role only later. Roima gave me good support, and the necessary rectifications were implemented quickly”, Lindgren says.

In the same context, Roima and Sarlin collaborated on the development of the maintenance module to have it meet the company’s specific needs. ”Our joint collaboration efforts yielded successful results,” Lindgren says.

The old data was moved into the new ERP system by way of bulk transfer, apart from the open orders that received a different treatment: in the course of the final training day, the participants stored their own purchase and sales orders manually into Roima’s system.

“Nobody got to go home before the numbers added up,” Päivi Lindgren says with a chuckle. “But there were no interruptions; we were able to dispatch deliveries and send out invoices as per usual from day one.”

 Sarlin Oy Ab

• Grundlagt i 1932
• Sarlin Groups koncernomsætning er på EUR 60 millioner
• En pioner inden for industriel trykluft og automatisering samt miljøvenlig energiteknologi
• Ca. 90 Roima Lean System-brugere
• Ca. 30 brugere af Roima Mobile Field Engineer