Sarlin Oy Ab

Sarlin är ett familjeföretag med anor från 1932 och ett välkänt namn i Finlands industrikretsar. Automation är Sarlins äldsta verksamhetsområde, men företaget är också känt för sina tryckluftsprodukter och -tjänster som efterfrågas inte bara av industriella användare utan också av sjukhus och dykare. Inom gas- och energiteknik erbjuder företaget naturgas-, biogas- och LNG-system samt miljövänliga energiproduktionsanläggningar med tillhörande underhållstjänster.

Sarlins serviceverksamhet stod i förgrunden när företaget började leta efter ett nytt affärssystem. Alla ERP-leverantörer hade bra lösningar för försäljning och lagerhantering, men Sarlin hade svårt att hitta ett system som kunde stödja underhållsservicen – en viktig del av verksamheten – och som även kunde användas av mobila användare.

”I linje med vår strävan att låta vår serviceverksamhet utgöra en större andel av intäkterna än tidigare, började vi försöka hitta ett system som på bästa sätt skulle passa denna del av vår verksamhet”, säger Lea Karekki, ansvarig för Sarlins kvalitets- och miljöfrågor.

”Det nya affärssystemet innebar också en fullständig omarbetning av vårt verksamhetskoncept”, säger Päivi Lindgren, administratör för Roima Lean System på Sarlin.

Sammanlagt är cirka 90 av Sarlins medarbetare användare av Roima Lean System. Systemet används inom försäljning, upphandling och projektledning samt för rapporter från kundmöten, reseräkningshantering och lagerhantering.

Företagets serviceverksamhet bygger på underhållsplaner för utrustning, utifrån vilka underhållsuppgifterna för den efterföljande perioden skapas automatiskt. Arbetsledaren är ansvarig för att planera uppgifterna mer i detalj och allokera de nödvändiga resurserna för dem. Processen fungerar på samma sätt även när det gäller fakturering. All fakturering i samband med kontrakten kan hanteras med automatiserade funktioner.

I samband med att ERP-systemet byttes ut fick underhållsteknikerna smarta surfplattor med appen Mobile Field Engineer (MFE) installerad. MFE har blivit ett viktigt verktyg eftersom det ger teknikerna tillgång till underhållsdata för kundens utrustning när de är på språng och även innehåller de nödvändiga rapporteringsverktygen.

”Kunden kvitterar uppdraget som slutfört direkt på surfplattan och får en rapport om det direkt. Dessutom allokeras material som använts, arbetstimmar som utförts och resekostnader som uppstått omedelbart till rätt uppgift. Tidigare gjordes allt detta på flera pappersdokument, vilket innebar extra administrativt arbete både för teknikerna och kontorspersonalen”, säger Marko Sirviö, specialist på trycklufts- och gassystemteknik på Sarlin.

Samtidigt lagras historikdata på enhetens kort.

Sirviö nämner också att drifttimmarna för utrustningen registreras av systemet; en mindre detalj, tillägger han, men inte desto mindre viktig för underhållet av kundens utrustningsbas. Tidigare, när man använde traditionella pappersjournaler, glömdes denna information ofta bort av misstag. I MFE måste dock användarna ange antalet timmar innan de kan ange att en uppgift är slutförd.

Något som är mer anmärkningsvärt för Sarlin är att faktureringen har blivit snabbare.

”Tidigare skickade teknikerna arbetsordrarna till arbetsledaren i något skede, och arbetsledaren registrerade sedan detaljerna i underhållsuppgifterna och tog hand om faktureringen”, förklarar Sirviö.

”När vi kontrollerade detta upptäckte vi att faktureringstiderna verkligen har minskat dramatiskt med det nya systemet”, bekräftar Karekki.

Den nya tekniken fick ett gott mottagande av underhållsteknikerna, trots att deras åldersspann är brett och alla inte var erfarna användare av smarta enheter från början. ”MFE-gränssnittet är bra och de smarta surfplattorna togs emot väl. Självklart innebär införandet av nya system alltid utmaningar, och i det här fallet tog det lite tid att reda ut vissa saker, men Roima var snabba med att göra de nödvändiga ändringarna och vi har varit nöjda med vad vi fått”, säger Lindgren.

”Varje användare blev även erbjuden ett tangentbord, men ingen av dem tog emot det. Nu använder de alla surfplattan med en pekpenna”, säger Sirviö.

Valet av det nya affärssystemet inleddes med en fas av noggrant beslutsfattande som tog nästan ett år. Målen för det nya systemet var att det skulle möjliggöra en mer effektiv styrning av resurserna och ge medarbetarna tillgång till viktig information om underhållet.

När Sarlin väl hade bestämt sig för en ERP-leverantör var Roimas lösning i drift på cirka 10 månader. Samtidigt genomgick företagets lager i Kaivoksela i Vanda en fullständig makeover, inklusive införandet av ett lagerautomationssystem. Dessutom integrerades Aditros program Wintime och Personec W i Roima Lean System för ekonomisk administration och löneberäkning.

”Införandet av systemet gick riktigt bra. Hela vårt team var mycket motiverat, trots att alla var tvungna att göra det här arbetet utöver sina andra arbetsuppgifter. Jag tog på mig rollen som administratör först senare. Roima gav mig bra stöd och de nödvändiga ändringarna genomfördes snabbt”, säger Lindgren.

I samma veva samarbetade Roima och Sarlin med utvecklingen av underhållsmodulen för att få den att passa företagets specifika behov. ”Vårt gemensamma samarbete gav ett lyckat resultat”, säger Lindgren.

Den gamla datan flyttades till det nya ERP-systemet genom bulköverföring, förutom de öppna ordrarna som fick en annan behandling: under den sista utbildningsdagen lagrade deltagarna sina egna inköps- och försäljningsorder manuellt i Roimas system.

”Ingen fick gå hem innan siffrorna stämde”, säger Päivi Lindgren med ett skratt. ”Men det blev inga avbrott, utan vi kunde skicka ut leveranser och fakturor som vanligt från dag ett.”

Sarlin Oy Ab

• Grundades år 1932
• Sarlin-koncernens samlade nettoomsättning uppgår till 60 miljoner euro
• En föregångare inom industriell tryckluft och automation samt miljövänlig energiteknik.
• Cirka 90 användare av Roima Lean System
• Cirka 30 användare av Roima Mobile Field Engineer