Sarlin Oy Ab

Sarlin er en familievirksomhed, hvis historie går tilbage til 1932, og er derfor et velkendt navn i Finlands industrikredse. Automatisering er Sarlins ældste forretningsområde, men virksomheden er også kendt for sine trykluftsprodukter og -tjenester, der ikke kun bruges af industrielle kunder, men også hospitaler og dykkere. Inden for gas- og energiteknologi producerer virksomheden naturgas-, biogas- og LNG-systemer samt anlæg til miljøvenlig produktion af energi og relaterede vedligeholdelsestjenester.

Sarlins serviceforretning var det primære fokus, da virksomheden begyndte at lede efter et nyt ERP-system. Selv om alle ERP-leverandører præsenterede fine løsninger til salgs- og lagerstyring, havde Sarlin svært ved at finde et system, der kunne understøtte virksomhedens vedligeholdelsestjenester, som er en vigtig del af virksomheden, og som samtidig kunne håndtere mobilbrugere.

“Vi ønskede, at vores serviceforretning skulle generere en større del af omsætningen end tidligere og besluttede derfor at prøve at finde et system, der bedst muligt kunne håndtere denne del af vores virksomhed,” siger Lea Karekki, som er den ansvarlige chef for Sarlins kvalitets- og miljøforhold.

“Det nye ERP-system medførte også en komplet modernisering af vores driftskoncept,” siger Päivi Lindgren, der er administrator af Roima Lean System hos Sarlin.

I alt bruges Roima Lean System af omkring 90 medarbejdere hos Sarlin. Systemet bruges inden for salg, indkøb og projektstyring samt til rapporter om kundemøder, administration af rejseomkostninger og lagerstyring.

Virksomhedens serviceforretning bygger på vedligeholdelsesplaner for udstyret, og ud fra disse genereres vedligeholdelsesopgaverne automatisk for den efterfølgende periode. Lederen er ansvarlig for at planlægge opgaverne mere detaljeret og allokere de nødvendige ressourcer til dem. Processen fungerer på samme måde inden for fakturering. Al fakturering relateret til kontrakterne kan håndteres med automatiserede funktioner.

Udskiftningen af ERP-systemet betød, at vedligeholdelsesteknikerne blev udstyret med intelligente tablets, hvor applikationen Mobile Field Engineer (MFE) er installeret. MFE er blevet et uundværligt værktøj, fordi det giver teknikerne adgang til vedligeholdelsesdata i kundens udstyr ude hos kunden og samtidig indeholder alle nødvendige rapporteringsværktøjer.

“Kunden skriver under på, at opgaven er udført, direkte på tabletten og modtager en rapport med det samme. Desuden allokeres anvendte materialer, arbejdstimer og rejseomkostninger med det samme til den pågældende opgave. Tidligere brugte vi forskellige dokumenter til alt det her, hvilket gav ekstra administrativt arbejde både til teknikerne og kollegerne på kontoret,” siger Marko Sirviö, der er specialist inden for tryklufts- og gassystemteknologier hos Sarlin.

Samtidig gemmes de historiske data på enhedskortene.

Sirviö nævner også, at udstyrets driftstimer registreres af systemet. Det er en mindre detalje, tilføjer han, men ikke desto mindre vigtig for vedligeholdelsen af kundens udstyr. I gamle dage med konventionel registrering på papir glemte man ofte uforvarende denne information. Men i MFE-appen kræves det, at brugerne angiver antal driftstimer, før man kan angive, at en opgave er færdig.

En fordel, der er endnu vigtigere for Sarlin, er, at faktureringen går hurtigere.

“Førhen sendte teknikerne arbejdsordrerne til lederen på et eller andet tidspunkt, og lederen registrerede derefter oplysningerne om vedligeholdelsesopgaven og fakturerede,” forklarer Sirviö.

“Da vi begyndte at overvåge faktureringstiderne, kunne vi konstatere, at de er reduceret drastisk med det nye system,” bekræfter Karekki.

Den nye teknologi blev godt modtaget af vedligeholdelsesteknikerne på trods af en bred aldersfordeling, også selv om de ikke alle var erfarne brugere af intelligente enheder til at begynde med. “MFE-appen har en god brugergrænseflade, og også de intelligente tablets blev godt modtaget. Naturligvis giver indføringen af nye systemer altid nye udfordringer, og i dette tilfælde tog det noget tid at få styr på visse ting, men Roima var hurtig til at gennemføre de nødvendige ændringer, og vi har været tilfredse med resultatet,” siger Lindgren.

“Brugerne fik også tilbudt et tastatur, men ingen af dem tog imod det. Nu betjener de allesammen tabletten med en pen,” fortæller Sirviö.

Forud for valget af det nye ERP-system gik en fase med grundige undersøgelser, der tog næsten et år. Målene for det nye system var, at det skulle kunne kontrollere ressourcer effektivt og give medarbejderne adgang til vigtig information relateret til servicearbejdet.

Da Sarlin havde valgt en ERP-leverandør, havde de Roima’s løsning oppe at køre i løbet af ca. 10 måneder. Samtidig gennemgik virksomhedens lagerfaciliteter ved Kaivoksela i Vantaa en komplet renovering, herunder indføring af et system til lagerautomatisering. Endvidere blev Aditro-softwaren Wintime og Personec W integreret i Roima Lean System til økonomiadministration og lønkørsel.

“Implementeringen af systemet gik rigtig godt. Hele vores team var højt motiveret, selv om alle skulle klare dette arbejde ud over egne pligter. Jeg fik endda rollen som administrator senere. Jeg fik god støtte af Roima, og de nødvendige korrigeringer blev hurtigt implementeret,” siger Lindgren.

På samme tid samarbejdede Roima og Sarlin om at udvikle vedligeholdelsesmodulet, så det kunne håndtere virksomhedens særlige behov. “Vores fælles indsats gav et vellykket resultat,” siger Lindgren.

De gamle data blev flyttet til det nye ERP-system via en masseoverførsel, bortset fra alle åbne ordrer, der blev håndteret anderledes: På den sidste træningsdag gemte deltagerne deres egne købs- og salgsordrer manuelt i Roima’s system.

“Ingen fik lov til at gå hjem, før tallene stemte,” siger Päivi Lindgren med et grin. “Men der var ingen afbrydelser, og vi kunne sende leverancer og fakturaer som normalt fra den allerførste dag.”

 Sarlin Oy Ab

• Grundlagt i 1932
• Sarlin Groups koncernomsætning er på EUR 60 millioner
• En pioner inden for industriel trykluft og automatisering samt miljøvenlig energiteknologi
• Ca. 90 Roima Lean System-brugere
• Ca. 30 brugere af Roima Mobile Field Engineer